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研究生部 校办综合档案室《关于规范研究生档案管理的通知》

2021年05月27日 15:40   |   来源:   |   编辑:yanjs   |   点击:[]

各研究生培养学院:

为进一步规范我校研究生档案管理工作,确保研究生归档资料完整,依据学校档案管理制度,现将研究生档案收集、整理、归档等管理工作通知如下:

、归档管理

学校实行研究生档案材料形成部门立卷归档的原则,由各研究生培养学院负责研究生档案的收集整理、立卷归档工作。

二、归档范围  

1.简况表,2.研究生学籍卡,3.研究生学习成绩单,4.研究生导师互选表,5.研究生培养计划,6.研究生学位论文开题报告,7.研究生中期考核表,8.毕业研究生登记表,9.学位论文评阅书,10.学位申请书,11.学位评定书,12.学位评定委员会关于授予博(硕)士学位的决定,13.研究生名单表(见附件1)

、归档立卷

各研究生培养学院根据研究生档案资料历年形成规律,按照归档范围做好研究生档案资料的收集工作,按每个研究生组卷、立卷,卷内要有文件目录,归档资料应齐全完整。

四、整理组卷  

1.以卷为单位装订案卷,排列顺序要与档案目录保持一致;

2.拆除资料上的金属装订物用装订夹条装订。(见附件2);

3.每卷需编页号,起始号为001,页号采用阿拉伯数字流水编写,不得漏编、重编。

4.卷内资料无论单面或双面只要有书写文字,均应编写页号,页号的位置在非装订线一侧的右下角。

5.案卷封面要标明姓名、年级、专业、学院等信息。

、档案移交  

各研究生培养学院应当在研究生毕业后二个月之内向校办综合档案室移交研究生档案,并履行移交手续,验收合格后,移交人员、接受人员要同时在移交表上签字,一式两份,双方各执一份保存备查。

 

    附件1:研究生名单表格式样

 

XXX学院XXX届 硕士(或博士)研究生归档学生名单


    附2:装订式样图片

 

  

 

         研究生部 校办综合档案室

       2021年5月25日

 

 

 


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